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中国ビザセンター予約(謄本認証)

みなさんこんにちは、司法書士行政書士の成木です。

さて、この記事では東京の中国ビザセンターで会社の謄本を認証する方法についてお話します。(他の手続きにも応用は可能です)

 

 

 

中国の機関向けに文書を提出する際に、中国大使館等で書類の認証が必要な場合は、中国ビザセンター(国際展示場駅)で認証を受ける必要があります。

 

中国はハーグ条約に加盟していないため、アポスティーユではなく公印認証となります。しかし、中国(上海)で会社設立のために謄本を認証する際は、中国語に訳す必要がないため、幾分かは楽です。

 

謄本公印認証のステップとしては、次の通りです。

1.法務局で謄本取得

2.外務省で認証

3.中国ビザセンターで認証

 

法務局での謄本認証は、郵送でも窓口でも行っています。

 

コロナウィルス影響下では、外務省が窓口での申請を行っていないため、郵送申請となるため、めったに郵便を出さない人は郵便局に行って郵便を出すというステップが増えます。

 

中国ビザセンターは、郵送申請はできないため、窓口予約をして決まった時間に申請に行かなければなりません。

しかし、ここで問題なのが、予約を取得するのに大変な労力を有するということです。

ステップ1.2でそれなりの時間が奪われたにもかかわらず、予約が数日~数か月取得できないという事態が発生します。

 

この記事を執筆している現在では、中国ビザセンターは月曜~水曜までしか開いておらず、営業時間も9時~15時までと短いです。また、インターネットでの予約しか受け付けていません。

そして、一番厄介なのが、予約したい日が何日の何時に予約できるかが明らかになっていないことであり、予約ができるようになったとたんに予約が埋まることです。

どういうことかというと、

まず、前提として、インターネット予約は、https://bio.visaforchina.org/#/nav/aRappointmentForm?use_type=authentication&visacenterCode=TYO2&request_locale=ja_JP&site_alias=TYO2_JP&isAuthentication=Y の予約サイト画面で中国ビザセンターの所在選択、氏名、電話番号、メールアドレス、予約件数(2週間前)を入力すると、カレンダーが表示され、

1.予約が埋まった日がグレー

2.予約ができる日が青

3.予約不可又は将来的に予約できるようになる日が白

で表示されます。

ここまでは、至極簡単です。

 

しかし、ポイントは、いつ特定の日の予約が取得できるかということですが、それが公開されていない、かつ、予約できるとなった瞬間に立ち会わなければすぐに予約が埋まってしまいます。なので、常にパソコン又は携帯の前で予約可能になるときを待っておかなければなりません。

 

そう。フルタイムで働いている人にとって、この予約は相当難しいです。一度試しに、予約枠が空いている直近の日で予約を試みてください。最初にサイトを訪れた際は、おそらく予約がまだできないので、次の日にまたサイトを訪れるでしょう。そのときには、まだ予約できない状態か、すでに予約枠が埋まっているはずです。となると、次の営業日に予約を入れることになりますが、おそらく、また知らないうちに予約が埋まってしまっているはずです。

これを何度繰り返しても、予約にすらたどり着けないこともあります。前提知識なしに、決まった日に予約を入れるのはほぼ不可能といえます。

弊社では業務の一環として予約を行っており、予約を入れることは比較的容易にできますが、早く並べば買えるスーパーの特売ではないため、挑戦を繰り返すことは多々あります。

 

遂に、あなたが、予約を取得でき、あなたの家から1時間ほどかけて、他におよそすることがない、東京ビックサイト近くの中国ビザセンターに行ったとしましょう。そこでも、1時間ほどかかるということを知っておいてください。

また、書類に不備があると、書類を取得し、外務省認証を受け、ビザセンターの予約をするという、双六でいうゴールまであと数マスのところで振出しに戻らなければならない喪失感を味わうことになります。

最近私が認証に行った際も、中国語なので内容はわかりませんが、女性の申請者が女性の職員に対して、大声で罵声を浴びせていました。その職員も必死で言い返したいのをこらえていていたたまれませんでしたが、申請者側がフラストレーションがたまるのもわからなくもありません。

 

長々と書きましたが、ようやくこれから申請時の説明に入ります。

予約した日時(早い分には10分ぐらい前でも受け付けられるが、遅れるとまた予約が必要)に中国ビザセンター(ビルの12階)に到着したあなたは、まず、訪問者をさばいている入口の職員に予約票を見せながら一瞬返答を待ちます(日本語は通じなくても紙を見せれば大丈夫)。すると、予約内容がよければ、その職員から受付の列に並ぶように指示されます。オンライン予約の影響もあってか、実際それほど混んでいないので、受付窓口で待たされることは今のところありません。

受付で書類をざっと確認してもらった後、申請窓口の番号札を渡されるので、天井からぶら下がっているモニターを見ながら、自分の順番を待つことになります。待ち時間は込み具合によるが、30分前後はかかるでしょう。

※謄本認証の場合は、謄本のコピーが必要になります。コピー機は受付の近くにあるため、お金を入れてコピーをし、再度受付にてチェックをしてもらいます。

 

件数が多くなければ、申請自体は容易です。

ここで注意しなければならないのは、書類の受け取りについてです

認証のスピードは次の3つのオプションがあります。

一、普通申請:所要日数は一般に4営業日。

二、加急二类申請:所要日数は一般に3営業日。

三、加急一类申請:所要日数は一般に2営業日。

 

そして、受取を窓口受領か、郵送で指定します。

中国ビザセンターに行くのだけでもそれなりの時間がかかるため、窓口受領はできれば避けたいですが、郵送だと、申請窓口の女性曰く、今は10日ほどかかるらしいです。郵送費+代引きで認証手数料を支払うため代引き手数料もかかると力説していました。

 

仕方なく窓口受領にしたあなたは、書類を受け取る時間を指定されます。申請受付が15時までなので、受領は15時30分~16時30分で指定され、引換券をもらいます。

引換券がないと、書類を受領できないので、大切に保管しておきましょう。

 

受領日にビザセンターを訪れたあなたは、申請時と同じ場所を訪れることになります。しかし、そこには入り口の職員もおらず、受付の人もいません。が、よく見てみると奥のカウンターの中に人がいるため、そこの人に声をかけてみましょう。おそらくその人が担当者か、少なくともどうすればいいか教えてくれるはずです。

 

受領の際には、手数料を支払い、認証した書類の原本と領収書をもらいます。

 

 

おめでとうございます。

これで、中国に提出する書類の認証が完了です。あとは、書類を中国の当局に提出するだけです。

 

 

 

 

 

いかがでしょうかだったでしょうか?多少細かい点には言及しましたが、かなりの労力です。おそらく、この記事をご覧の方は、会社の業務で書類の認証が必要な方が多くいらっしゃると思います。会社の経費で落ちるのであれば、認証は専門家に頼んだほうが、費用対効果は高いでしょう。

 

次回もお楽しみに^^

 

 

筆者 司法書士行政書士リーガルキューブ 代表成木浩太郎

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